Ein Arbeitgeber wurde vom LAG Baden-Württemberg zur Zahlung von 10.000 Euro Schadensersatz verurteilt – weil er Fotos eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nach dessen Kündigung weiterhin auf der Unternehmenswebsite nutzte. Kein Einzelfall. Ähnliche Urteile gibt es vom LAG Pforzheim und weiteren Gerichten. Der gemeinsame Nenner: fehlende oder unzureichende Einwilligung.
Das Gute daran ist, dass sich das mit klaren Prozessen und etwas Vorbereitung zuverlässig vermeiden lässt. Dieser Artikel erklärt, was gilt – verständlich, ohne Juristendeutsch.
Warum braucht man für Mitarbeiterfotos überhaupt eine Einwilligung?
Sobald ein Mitarbeiter auf einem Foto erkennbar ist, gilt dieses Bild als personenbezogenes Datum im Sinne der DSGVO. Das ist nicht interpretationsbedürftig – das steht so in Artikel 6 der Verordnung. Jede Veröffentlichung dieses Bildes ist damit eine Verarbeitung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage.
Zusätzlich greift das Recht am eigenen Bild, geregelt in § 22 des Kunsturhebergesetzes (KUG). Auch dieses Gesetz verlangt für die Veröffentlichung die Einwilligung der abgebildeten Person – mit wenigen definierten Ausnahmen, die für typische Unternehmensfotos meist nicht zutreffen.
Wer ohne Rechtsgrundlage Mitarbeiterfotos veröffentlicht, riskiert: eine Pflicht zur sofortigen Löschung, Schadensersatzansprüche der betroffenen Person und Bußgelder durch die zuständige Datenschutzbehörde.
Welche Rechtsgrundlagen gibt es für Mitarbeiterfotos?
Es gibt drei Wege, Mitarbeiterfotos rechtlich abzusichern. Sie unterscheiden sich erheblich in ihrer Verlässlichkeit.
- Schriftliche Einwilligung (§ 26 BDSG, Art. 7 DSGVO): Die sicherste und empfohlenste Variante. Die Einwilligung muss individuell, freiwillig und vor dem Shooting eingeholt werden. Sie ist jederzeit widerrufbar – was nicht bedeutet, dass sie wertlos ist, sondern dass Sie auf einen Widerruf reagieren müssen.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Theoretisch möglich, in der Praxis für den Außenauftritt aber risikoreich. Gerichte haben diese Rechtsgrundlage für Website-Fotos mehrfach abgelehnt. Für interne Nutzung (z. B. Intranet) ist sie eher vertretbar.
- Betriebsvereinbarung: Möglich, wenn ein Betriebsrat vorhanden ist. Die Vereinbarung muss konkret regeln, für welche Zwecke Fotos genutzt werden dürfen.
Empfehlung: Holen Sie immer eine schriftliche Einwilligung ein. Die anderen Optionen mögen theoretisch funktionieren – aber sie sind juristisch anfällig, und im Streitfall trägt das Unternehmen die Beweislast.
Was muss eine gültige Einwilligung enthalten?
Eine Einwilligung, die nicht alle formalen Anforderungen erfüllt, ist im Zweifel keine. Die folgende Checkliste zeigt, worauf es ankommt:
- Schriftlich oder nachweisbar digital – mündliche Zustimmung reicht nicht
- Vor dem Shooting – nicht im Nachhinein einholen
- Konkreter Verwendungszweck – Website, Social Media, Printmaterialien, Pressemitteilungen: alles einzeln benennen
- Hinweis auf das Widerrufsrecht – mit Angabe, an wen der Widerruf zu richten ist
- Freiwilligkeit – keine direkte oder indirekte Koppelung an das Arbeitsverhältnis
- Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO – als Anlage oder als klarer Verweis
Gerade der Punkt Freiwilligkeit ist im Arbeitsverhältnis heikel: Mitarbeiter könnten sich unter Druck fühlen, zuzustimmen. Deshalb sollte die Einwilligung klar als optional kommuniziert werden – und das Ablehnen darf keinerlei Konsequenzen haben.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter kündigt oder gekündigt wird?
Hier passieren die meisten Fehler. Die Einwilligung erlischt nicht automatisch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses – aber der ausgeschiedene Mitarbeiter kann sie jederzeit widerrufen. Und nach einem Widerruf müssen die Bilder unverzüglich entfernt werden: von der Website, aus Social-Media-Profilen, aus Printmaterialien.
Das Ausscheiden selbst ist noch kein Widerruf. Trotzdem sollten Unternehmen proaktiv handeln: Ein standardmäßiger Punkt im Offboarding-Prozess – „Bildmaterial auf Aktualität prüfen" – kostet wenig und verhindert das Szenario aus der Einleitung dieses Artikels.
Praktisch empfehlenswert: Legen Sie in der Einwilligungserklärung eine Nutzungsdauer fest – zum Beispiel „für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, maximal jedoch zwei Jahre nach dessen Ende". Das schafft Klarheit für beide Seiten.
Kann ein Mitarbeiter die Einwilligung verweigern?
Ja – und das darf keine Konsequenzen haben. Wer die Einwilligung verweigert, darf dadurch weder beruflich benachteiligt noch unter Druck gesetzt werden. Das ist kein rechtlicher Graubereich, sondern eindeutige Anforderung der DSGVO.
In der Praxis löst sich das meist problemlos: Mitarbeiter ohne Einwilligung werden schlicht nicht fotografiert oder auf Gruppenfotos in Abstimmung mit ihnen so positioniert, dass sie nicht eindeutig erkennbar sind. Das ist kein großer Aufwand und schützt alle Beteiligten.
Was gilt für Fotos von Betriebsveranstaltungen?
Weihnachtsfeier, Teamtag, Betriebsausflug – auch hier gilt: Wer auf einem Foto erkennbar ist, dessen Daten werden verarbeitet. Die Regeln sind die gleichen wie bei regulären Mitarbeiterfotos.
Reine interne Nutzung – zum Beispiel im Intranet oder einem internen Teamchat – ist weniger risikoreich, aber nicht automatisch erlaubt. Für die Veröffentlichung nach außen (Instagram, Website, Newsletter) ist eine Einwilligung dringend empfohlen.
Ein pragmatischer Ansatz: Kündigen Sie Fotos vor der Veranstaltung schriftlich an und ermöglichen Sie ein Opt-out – also die einfache Möglichkeit, nein zu sagen. Wer nicht möchte, dass Fotos von ihm veröffentlicht werden, teilt das im Vorfeld mit. Das ist niedrigschwellig, dokumentierbar und zeigt, dass das Unternehmen ernsthaft mit dem Thema umgeht.
Wie kann der Fotograf dabei helfen?
Ein erfahrener Unternehmerfotograf kennt diese Anforderungen. Bei mir ist die Unterstützung beim Thema Einwilligung Teil des Standard-Ablaufs: Vor jedem Shooting erhalten Unternehmen eine Vorlage für die Einwilligungserklärung – angepasst an die geplanten Verwendungszwecke. Kein juristisches Dokument, aber eine solide Arbeitsgrundlage, die dem Unternehmen die erste Hürde abnimmt.
Außerdem hilft ein strukturiertes Shooting dabei, den Überblick zu behalten: welcher Mitarbeiter wurde fotografiert, welche Bilder entstanden, welche Einwilligungen liegen vor. Das klingt nach Bürokratie – in der Praxis braucht es dafür nicht mehr als eine einfache Liste.
Kurzcheck – Bin ich auf der sicheren Seite?
Gehen Sie diese Punkte durch. Wenn Sie alle mit Ja beantworten können, sind Sie gut aufgestellt:
- Schriftliche Einwilligung liegt vor dem Shooting vor
- Verwendungszweck ist konkret beschrieben (Website, Social Media, Print …)
- Hinweis auf Widerrufsrecht ist enthalten
- Die Einwilligung wurde ohne Druck erteilt – Verweigerung hat keine Konsequenzen
- Offboarding-Prozess enthält einen Schritt zur Bildprüfung
- Bei Widerruf: klarer interner Prozess zur Entfernung der Bilder
- Bildmaterial wird regelmäßig auf Aktualität geprüft
Kein Unternehmen, mit dem ich arbeite, muss das alleine herausfinden. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuellen Unterlagen ausreichen – sprechen Sie mich an. Ich kann die Fragen benennen, die Sie mit Ihrem Anwalt klären sollten.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Ihrem Unternehmen empfehle ich einen Fachanwalt für Datenschutzrecht.
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